Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von AddIns für Outlook und OWA, welche die tägliche Arbeit vereinfachen sollen. Egal ob Taxibuchung, Bezahlung oder Terminfindung – auch hier gilt langsam der Spruch „es gibt für alles eine App“, bzw ein AddIn. Die AddIns, die ich in meinem Outlook nicht mehr missen möchte, weil sie die tägliche Arbeit mit dem Medium Email erleichtern, sollen mit diesem Artikel kurz vorgestellt werden.

Dieser Artikel betrachtet keine Einschränkungen bezüglich des Office Stores oder eines angepassten App-Stores eines Unternehmens.

 

Wie bekomme ich neue Outlook AddIns?

Im Outlook gibt es im Ribbon im Home Register eine Schaltfläche „Store“:

Outlook Store

 

Diese leitet einen direkt in den App Store, wo man direkt beginnen kann zu stöbern.

 

FindTime

Fast jeder kennt das kostenlose und webbasierte Tool Doodle um eine Gruppe von Personen nach freier Zeit zu befragen. Nach der Installation des AddIns erscheint im Ribbon eine neue Schaltfläche, die mir erlaubt, direkt auf eine Mail mit einer Besprechungsanfrage zu antworten. Dabei prüft das Tool die Kalender der anderen Personen im Verteiler und zeigt mir die grundsätzliche Verfügbarkeit gleich an. Hier kann man dann 1 oder mehrere Zeiten auswählen, und die Besprechungseinladung direkt vorbereiten:

FindTime

Jetzt bereitet mit FindTime eine Mail vor, die ich direkt so an die Adressaten abschicken kann.Die Eingeladenen können dann auf einer Webseite (wie man sie von Doodle kennt) abstimmen, welche Zeit ihnen am liebsten ist:

FindTime2

Fazit: Ein sehr praktisches Tool um Besprechungen direkt aus Mails heraus zu planen.

 

Delve Analytics

Dieses AddIn brauchen sich viele Office 365 nicht installieren, sie bekommen es automatisch ausgerollt. Hinter diesem AddIn steckt die Idee, die persönliche Arbeitsweise zu analysieren und zu optimieren. Alle diese Statistiken sind persönlich. Kein Administrator kann die Analysen eines Kollegen sehen.

Delve Analytics bringt ein Dashboard mit, welches auf meiner SharePoint MySite gespeichert ist. Es liefert mir zum Beispiel Statistiken, mit welchen Personen man häufig Emailverkehr hat und wie sich dieser über die Zeit entwickelt. Interessant und praktisch werden diese Analysen bei der Auswertung der sogenannten „E-Mail Stunden nach Feierabend“. Diese können sehr praktisch sein, um für sich selber ein grobes Gefühl dafür zu bekommen, wieviel Energie man nach der Kernarbeitszeit in die Arbeit steckt.

Am interessantesten ist die Funktion in Outlook, die es einem ermöglicht zu sehen, wieviel Prozent der Mitglieder einer Verteilergruppe die eigene Mail bereits gelesen haben. Die Angaben sind natürlich anonym, geben einem aber einen Hinweis, warum man auf eine Mail noch keine Antwort erhalten hat – wahrscheinlich ist die Mail bei den Kollegen einfach untergegangen? Natürlich steht hier nicht dabei, welche Empfänger die Mail nicht gelesen haben. Nur ein Prozentsatz.

 

Fazit: Ein praktisches AddIn, um Anhaltspunkte zu bekommen, wie man die eigene Arbeitsweise optimieren kann.

 

TeamViewer

Ein kleines praktisches AddIn um einen Absender direkt in seine TeamViewer Kontaktliste aufzunehmen. Voraussetzung ist ein TeamViewer Account. Hat man den Absender bereits in seiner Kontaktliste, kann man direkt aus der Mail heraus eine Remotesitzung mit dem Absender starten:

teamviewer_outlookaddin

Fazit: Wer viel TeamViewer nutzt, wird dieses AddIn sehr zu schätzen wissen.

 

EverNote

Evernote ist ein weit verbreitetes Notizbuch – in etwa vergleichbar mit OneNote. Auch das gibt es mittlerweile als Outlook AddIn. Dieses AddIn ermöglicht eine Verzahnung mit dem bereits existierenden EverNote Account. So ist es in beide Richtungen möglich, Daten auszutauschen: von EverNote in die Email und von der Email in EverNote.

Fazit: Ein Must-Have für EverNote Poweruser.

 

MessageHeaderAnalyzer

Das beste zum Schluß – mein persönlicher Favorit, der MessageHeaderAnalyzer. Jeder Admin, der in Outlook Headerinformationen einer Email auswerten muss, kommt an diesem AddIn nicht vorbei. In Outlook selbst ist es nicht sehr komfortabel an die Headerinformationen einer Mail heranzukommen. Der MessageHeaderAnalyzer bereitet mir die Header in einer schönen Tabelle – leicht lesbar – auf und weist mich auch optisch darauf hin, wo es zu Verzögerungen in der Zustellung kam:

messageheaderanalyzer

Fazit: Ein Must-Have für jeden, der Headerinformationen aus Emails interessant findet – oder interessant finden muss ;)

 

Schlußwort

Natürlich gibt es noch viele viele mehr als die hier vorgestellten, und alle AddIns vorzustellen, die es wert wären würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Jeder braucht andere spezialisierte AddIns – also immer Augen offenhalten und regelmäßig nachsehen, was es im Office Store neues gibt. Mit ein paar wenigen AddIns kann man sich selbst das Leben wesentlich einfacher machen.