Mail Signatur aus der Cloud für O365

Professionelle Signaturen mit iW CloudSignatur

Sicherlich ist es bei Ihnen ebenfalls so, dass inzwischen mehr E-Mails Ihr Unternehmen verlassen, als gedruckte Briefe. Wenn es um das Stück Papier geht, so treiben wir einen großen Aufwand. Wir engagieren einen Grafiker, der den Briefbogen gestaltet und damit auch unser Corporate Design widerspiegelt. Dann geht das Ganze in den Offset-Druck und wird anschließend an die entsprechenden Bereiche des Unternehmens verteilt. Das kostet viel Geld und großen Aufwand. Doch wie sieht es mit dem Corporate Design in Ihren E-Mails aus? Die Signatur einer E-Mail ist ein Teil Ihres Aushängeschilds und bedarf einer gewissen Aufmerksamkeit.

Die E-Mail-Signatur heute

Natürlich hat sich Ihre Marketing-Abteilung Gedanken über die persönliche Signatur in E-Mails gemacht. Nur, wie läuft das in der Regel ab? Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass es hier kein einheitliches System gibt. Fertig erstellte Signaturen werden per E-Mail an die Mitarbeiter verschickt und diese müssen das dann in ihr Outlook einbauen.

Nicht garantiert ist dann, dass die Signatur auch wirklich 100%ig so dargestellt wird, wie sich das Unternehmen dies ursprünglich vorgestellt hat. Schnell verändert sich die Schriftart oder Logo, bzw. Text verschiebt sich merkwürdig. Auch ist nicht garantiert, dass sämtliche Daten des Nutzers aktuell gehalten werden. Sollte Ihr Unternehmen sogenannte Disclaimer verwenden, haben Sie auch keine Kontrolle darüber, ob diese wirklich von jedem verwendet werden. Vielleicht gibt es sogar Mitarbeiter, die das Thema Signatur überhaupt nicht auf dem Schirm haben und sich über deren Existenz gar keine Gedanken machen. Und wirklich Kontrolle darüber haben Sie nicht.

Noch eine andere Schwierigkeit tut sich in Sachen E-Mail-Signatur auf. Mitarbeiter schreiben E-Mails von ganz unterschiedlichen Plattformen aus. Es gibt Outlook auf dem PC. Dann arbeiten sie nicht selten auch mit dem Smartphone und/oder dem Tablet. Und haben Ihre Nutzer mal kein dienstliches Gerät, werden E-Mails auch über das OWA von irgendeinem Computer versendet. Ganz sicher ist die mit Mühe erstellte Signatur nicht in all diesen Systemen hinterlegt. Mit anderen Worten: jede Signatur sieht mit großer Wahrscheinlichkeit unterschiedlich aus, oder sie ist teilweise gar nicht vorhanden.

Die E-Mail-Signatur hat allerdings unfassbares Potential. Es sollte Ihnen hierbei nicht nur um die rechtliche Absicherung in E-Mails durch entsprechende Disclaimer oder Unternehmensinformationen gehen. Nutzen Sie Signaturen auch für spezielle Marketing-Aktionen. Über keinen anderen Weg erreichen Sie Ihre Kunden so schnell. Leider wird das immer noch zu wenig genutzt. Vielleicht, weil die entsprechenden Werkzeuge fehlen?

Die „iW CloudSignatur“ ist Ihre Lösung

Die infoWAN freut sich sehr, Ihnen beim Thema E-Mail-Signatur hilfreich zur Seite stehen zu können. Mit der iW CloudSignatur gehören alle genannten Herausforderungen dem Ende an. Jetzt haben Sie Möglichkeit, zentral ihre Signaturen zu verwalten und nehmen ihren Mitarbeitern die Verantwortung hierfür komplett ab. Wie funktioniert dies?

Das System ist ein Onlinedienst, der sich über Konnektoren mit Ihrem Office 365-Tenant verbindet. Alle E-Mails, die Sie und Ihre Mitarbeiter über Office 365 versenden, werden automatisch mit einer definierten Signatur versehen. Egal, von welchem Gerät, egal aus welchem E-Mail-Client heraus. Die Signaturen sehen immer gleich professionell aus und kommen bei den Empfängern entsprechend gut an.

Der E-Mailfluss für eine professionelle E-Mail-Signatur

Welchen Prozess durchlaufen Ihre E-Mails nach dem Klick auf den Absenden-Button? Wird eine E-Mail über Ihr Office 365 verschickt, wird diese über einen Start-Konnektor an einen Anwendungsserver geleitet. Dieser setzt dann die Signatur unter diese E-Mail. Über einen End-Konnektor wird die E-Mail wieder zurück an Office 365 übergeben und dann endgültig im Namen des Absenders verschickt. Für den, der die E-Mail verschickt, heißt das einfach nur: er beendet seine E-Mail mit der Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“ oder „Servus“) und schickt sie ab. Den Rest erledigt CloudSignatur für Sie.

Über eine Online-Plattform wird die Signatur designt. Sie haben eine sehr große Auswahl an Vorlagen für jeden Geschmack. Diese können nach Belieben verändert werden. Sie fügen, Platzhalter ein für die persönlichen Daten des Versenders, das Firmenlogo und vielleicht noch das ein oder andere Icon für Ihre Social-Media-Kanäle. Außerdem formulieren Sie hier auch, falls gewünscht, Ihre Disclaimer.

Machen Sie Signaturen zum Marketing-Kanal

Nicht zuletzt möchte ich noch einmal auf das Potential der Signaturen in Bezug auf Marketing-Aktionen zu sprechen kommen. Möchten Sie ein spezielles Produkt promoten? Oder sind Sie in Kürze auf einer Messe zu finden? Platzieren Sie entsprechende Hinweise oder Banner in Ihrer Signatur. Ganz zentral, so dass alle E-Mails, die Ihr Unternehmen verlassen, diese Informationen besitzen. Besser und schneller erreichen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner kaum.

Sie können sogar definieren, dass interne E-Mails oder Antworten auf E-Mails ein anderes, vielleicht platzsparenderes Design bekommen. So verhindern Sie, dass durch das mehrmalige Erscheinen eines Werbebanners in einer Unterhaltung die Lesbarkeit leidet. Legen Sie auch Signaturen für unterschiedliche Abteilungen oder Teams fest, falls Sie hier gezielter Ihre Geschäftspartner ansprechen möchten.

Die wichtige Frage des Datenschutzes

Wie Sie in dem Schaubild und der Beschreibung des E-Mail-Flusses bemerken, verlässt Ihre E-Mail für einen kurzen Moment Ihren Office365-Tenant. Da stellt sich die berechtigte Frage, wie es denn mit dem Datenschutz aussieht. Auch darauf möchten wir kurz eingehen.

Die iW CloudSignatur ist eine Anwendung, die auf einem Microsoft-Azure Server in der Cloud läuft. Damit verlässt Ihre E-Mail zwar kurz Ihren Office365-Tenant, aber nicht die Cloud-Umgebung von Microsoft. Alle datenschutzrechtlichen Gegebenheiten, die für Ihr Office 365 gelten, sind auch auf den Azure-Server anzuwenden. Haben Sie sich für Office 365 im europäischen Raum entschieden, wird auch iW CloudSignatur im europäischen Raum Ihre E-Mail bearbeiten und mit Ihrer Signatur versehen. Wenn Sie Office 365 in der Deutschland-Cloud verwenden, so wird auch der entsprechende Azure-Server in der Deutschland-Cloud angesprochen. Alles bleibt dort, wo Sie es wünschen.

Darüber hinaus sei Ihnen versichert, dass keine E-Mails außerhalb Ihres Office 365-Tenants gespeichert und vorgehalten werden. Diese werden lediglich durch den Start- und Endkonnektor entgegengenommen, bearbeitet und gleich weiter durchgereicht, zurück an Ihr Office 365.

Nächste Schritte

Professionelle Signaturen sind schnell einsetzbar. Um mit iW CloudSignatur sauber zu starten, bedarf es Ihrerseits nur wenig Vorbereitung und Pflege. Das einzig Wichtige ist, dass die Userdaten in Ihrem Office 365 gut gepflegt sind. Das ist notwendig, da aus diesen Daten die Signatur zusammengestellt wird (Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mailadresse).

Lassen Sie sich von uns zeigen, wie einfach Sie eine schicke Signatur erstellen und entscheiden Sie sich, selbst loszulegen. Die Einrichtung des Systems übernehmen gerne wir für Sie. Sie erhalten von uns einen entsprechenden Zugang zum System und können sich dann kreativ betätigen. Haben Sie eine Signatur dann freigeben, entspricht jede E-Mail in Ihrem Unternehmen Ihrem wertvollen Corporate Identity. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.