Mehr Flexibilität und Mobilität für Neoperl mit Microsoft 365
Um die IT für die weltweite Produktion zu verschlanken und in die Cloud zu verlagern, hat sich die Neoperl Gruppe, einer der führenden Zulieferer für die Sanitärindustrie, für Microsoft 365 und infoWAN als Lösungspartner entschieden. Mit dem Ziel eine agile und zukunftsfähige IT-Architektur zu schaffen, zeigte sich infoWAN bei der Beratung und Umsetzung des gesamten Projektes genauso flexibel, wie Neoperl durch die Migration werden wollte.
Die Neoperl Gruppe ist ein schweizerisch-deutsches Unternehmen und bietet der Sanitärindustrie innovative Lösungen rund um das Thema Trinkwasser. Produkte von Neoperl formen den Wasserstrahl, regeln die Durchflussmenge und schützen das Wasser vor Verunreinigungen. Neoperl ist ein international tätiges Unternehmen und beschäftigt weltweit rund 1800 Mitarbeiter in 17 Ländern.
Weg von eigenen Rechenzentren hin zur Cloud
Neoperl war mit IBM Notes lange Zeit gut gefahren. Die Lösung war zwar teilweise langsam, enthielt aber bestimmte Features, die andere Systeme nicht boten. Mit dem Anstieg der Anforderungen wurde aber schlussendlich der Punkt erreicht, an dem Neoperl erkannte, dass die IT-Infrastruktur aus technologischer Sicht einen großen Sprung nach vorne machen musste.
Zudem sollten die Systemlandschaft und teilweise weitere vorhandene Messaging-Plattformen (z. B. veraltete Exchange-Umgebungen und IMAP-Systeme) in den Niederlassungen in aller Welt vereinheitlicht werden. Durch den Einsatz unterschiedlicher Lösungen war der Administrationsaufwand unnötig erhöht.
Um eine zukunftsfähige Lösung zu schaffen, war es Neoperl wichtig, die neue Architektur mit einer entsprechenden Weitsicht zu planen und auf eine Cloud-basierte Plattform wie Microsoft 365 für eine schlankere, hoch zuverlässige IT-Landschaft zu setzen.
Das Projekt auf einen Blick:
Produkte
- Microsoft 365
- Microsoft Endpoint Manager (MEM) und Conditional Access
- Teams
Das Projektzeitraum
Migration von Lotus Notes zu Exchange Online bei gleichzeitiger Einführung von Microsoft 365 für weltweit rund 1.000 Mitarbeiter für eine sichere mobile Cloud-Nutzung von Unternehmensressourcen
Projektzeitraum:
2018 bis 2020
infoWAN bringt agiles Projektmanagement ein
Microsoft 365 war von Anfang an gesetzt. Bei der Suche nach einem Lösungspartner hat sich Neoperl umfassend informiert und sich dann auch auf Empfehlung von Microsoft hin für infoWAN entschieden. Überzeugt hat der IT-Dienstleister mit Sitz in Garching bei München nicht nur durch sein großes Expertenwissen, sondern auch durch sein auf agile Methoden basierendes Projektmanagement. infoWAN Scrumban (Scrum und Kanban) etwa mit Unterstützung von modernsten Tools gehören ebenso dazu wie Daily Stand-up und Debriefing Meetings für die Vor- und Nachbesprechung.
„Als Global IT-Abteilung von Neoperl waren wir dank kurzer Entscheidungswege schon immer sehr agil und dynamisch aufgestellt. Wir haben das gelebt, ohne dies konkret als Projektmethodik zu bezeichnen. Das Projektmanagement von infoWAN hat perfekt zu Neoperl gepasst. Uns war es wichtig, einen Partner zu haben, der noch weiterdenkt als wir, der die technische Expertise hat und mögliche Zukunftsszenarien schon während der Umsetzung einbezieht. Es war ganz klar eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, unterstreicht Alexander Rothaug, Global Head of Information Technology (CIO) bei Neoperl.
Insgesamt haben infoWAN und Neoperl in dem Projektzeitraum von zwei Jahren weltweit rund 1.200 Mitarbeiter in 16 Ländern von Lotus Notes zu Exchange Online migriert. Gleichzeitig führten die Experten Microsoft 365-Workloads wie Teams inklusive Conferencing, OneDrive und Office ATP (Microsoft Defender for Office 365) ein. Dabei wurden natürlich auch die Sprach- und Zeitunterschiede berücksichtigt. Alexander Rothaug sah es als größte Herausforderung, an vielen Standorten mit ihren jeweiligen Eigenheiten im Bereich der IT zu arbeiten, wodurch die Implementierung an einem der Standorte mitunter auch Auswirkungen auf andere der weltweit 17 Niederlassungen und Büros hatten.
„Oberstes Ziel war dabei sicherzustellen, dass die weltweite Produktion reibungslos und zu jeder Zeit funktioniert und die Kunden beliefert werden können“, betont Rothaug. Neoperl wollte weg von On-Premises-Lösungen und so viele Services wie möglich in die Cloud verlagern, um den Mitarbeitern flexibleres, mobiles Arbeiten zu ermöglichen.
Schneller Start ins Homeoffice mit Teams
Der Standort in Müllheim war aufgrund der Größe und der dort teilweise eingesetzten Speziallösungen der letzte Standort im Migrationsprojekt, der umgestellt wurde, und der Abschluss der Einführung von Microsoft 365. Mitten in die heiße Phase der Migration platze dann der Corona-Lockdown. „Allerdings hat uns das Thema Corona und die Tatsache, dass wir die Mitarbeiter nach Hause schicken mussten, bei der Adoption von Teams auch in die Hände gespielt“, sagt Rothaug. Die Video- und Chat-Funktionen von Microsoft Teams wurden von den Mitarbeitern für die Arbeit im Homeoffice sofort genutzt – die Frage, ob man etwas per Video-Call macht oder nicht, stellte sich gar nicht.
Remote Continuity unter Beweis gestellt
Die infoWAN-Experten hatten Neoperl vor Corona regelmäßig vor Ort betreut. Dank Teams fiel der Wechsel zur virtuellen Zusammenarbeit leicht. „Corona hat kaum etwas von der Geschwindigkeit der Projektumsetzung herausgenommen. Wir haben aber in der Kommunikation und Umsetzung vorher schon viel remote über Teams und Planner gemacht, so dass die Arbeiten fast unberührt weitergingen. Das nenne ich Remote Continuity,“ erklärt Christian Friedel-Jain, der auf Seiten von infoWAN als Senior Consultant die gesamte Migration begleitet und vielfach übergeordnet auch geleitet hat. Daher konnten die infoWAN-Berater mit ihrer Expertise auch während Corona die Migration von Lotus Notes zu Exchange Online und die Einführung von Microsoft 365 erfolgreich abschließen.
Sicherer Zugriff
Mit Microsoft Endpoint Manager und Conditional Access hat Neoperl an Flexibilität und Sicherheit bei der Cloud-Nutzung von Unternehmensressourcen gesorgt. Hinzu kommt, dass nur stationäre oder mobile Geräte, die den Firmenvorgaben entsprechen, Zugriff auf die Ressourcen haben. Neoperl hat eine Gesamtübersicht über alle verwendeten mobilen Geräte der Firma und kann diese jetzt zentral verwalten.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
„Was wir bei infoWAN von Anfang an zu schätzen wussten, ist die partnerschaftliche, vertrauensvolle Zusammenarbeit. Hinzu kommen die spürbar weitreichenden Erfahrungen, die hohe Flexibilität und Kompetenz. Die Kollegen von infoWAN, allen voran Ray Mollenhauer und Christian Friedel-Jain, haben immer hundertprozentigen Einsatz gezeigt, um uns alle Stolpersteine aus dem Weg zu räumen, und dabei doch stets das Gesamtprojekt im Blick gehabt. Egal, ob wir uns bei Christian gemeldet haben, der fest mit unserem Team zusammengewachsen ist, oder bei einem anderen Kollegen von infoWAN, die Beratungsgespräche waren immer von sehr hoher Qualität. Das ist Teil des gegenseitigen Vertrauens, das für mein Team und mich ganz wichtig ist,“ erklärt Rothaug.
Ausblick
Aus dem wachsenden Portfolio von Microsoft 365 sind auf Seiten der Enduser bei Neoperl aktuell vor allem Outlook, Office und Teams sowie OneDrive for Business im Einsatz. „Planner, Visio und andere Features“ noch weniger, aber das wird sich noch ändern. Denn so wie viele Unternehmen ist Neoperl vor allem im Rahmen der Pandemie darauf gekommen, welche Möglichkeiten Mobile Office bietet und dies auch langfristig als Teil des „normalen“ Arbeitsumfelds zu sehen. Die infoWAN Datenkommunikation GmbH hat einen wesentlichen Beitrag dazu geleistet.
Als Nächstes sollen die Teams Calling-Funktionen im Unternehmen ausgerollt werden. Zudem werden Neoperl und infoWAN ihre Zusammenarbeit im Bereich IT-Sicherheit weiter vertiefen.