Erfolgreiche Migration von Lotus Notes zu Office 365 bei erdgas schwaben
Wie zahlreiche Unternehmen hat erdgas schwaben für die Kommunikation lange Zeit Lotus Notes eingesetzt. Mit infoWAN gelang jetzt der Umstieg zu Outlook und Office 365 einschließlich beliebter Microsoft-Anwendungen wie Word und Excel.
infoWAN setzte die Lotus Notes Migration zu Office 365 ProPlus der 300 Mitarbeiter*innen in ca. 50 Tagen mit einem Big Bang an einem Wochenende um.
erdgas schwaben gmbh hat ihren Ursprung in der 1952 gegründeten Ferngasversorgung Schwaben GmbH. Sie liefert als Energiedienstleister heute aber nicht nur Erdgas und Bio-Erdgas, sondern auch Strom, Bio-Strom und Wärme in nahezu ganz Bayerisch-Schwaben und in angrenzende Gebiete.
Neben der reinen Strom- und Gasversorgung betreibt das Unternehmen eine Vielzahl von CNG-Tankstellen und E-Mobil-Ladestationen in der Region Schwaben. Mit ihren innovativen Dienstleistungen treibt erdgas schwaben die Energiewende in der Region aktiv voran.
Kompetenz, die überzeugt und
kundenspezifische Wünsche umsetzt
Die rund 300 Mitarbeiter*innen von erdgas schwaben in Augsburg und den fünf Betriebsstellen (Nördlingen, Donauwörth, Günzburg, Kaufbeuren und Kempten) waren es gewohnt, für ihre Kommunikation und Kalendereinträge Lotus Notes sowie einen darauf aufbauenden Abwesenheitskalender zu nutzen. Das System war aber nicht mehr zeitgemäß, zumal IBM den Support für Lotus Domino und Notes immer mehr heruntergefahren hat.
erdgas schwaben strebte eine Standardisierung und nahtlose Schnittstellen an. Aufgrund der umfangreichen Funktionen der Microsoft-Anwendungen, hatte das Unternehmen sich für Office 365 entschieden. Durch einen früheren Kontakt konnte infoWAN als zertifizierter Microsoft Gold Partner überzeugen. So fiel die Partnerwahl für die Lotus Notes Migration und Office 365 Einführung auf infoWAN.
Mobiles und flexibles Arbeiten immer wichtiger
Dem Versorgungsunternehmen kam es darauf an, dass die Beschäftigten, besonders die Außendienstmitarbeiter, auch mobil auf die Anwendungen zugreifen können.
„Mobiles und flexibles Arbeiten, zum Beispiel vor Ort beim Kunden oder im Homeoffice, wird für uns und unsere Kollegen in allen Bereichen immer wichtiger. Daher sind wir froh, dass wir jetzt mit Office 365 und Exchange Online eine moderne Lösung haben“, erklärt Alexander Bissinger, Bereichsleiter Energieservice bei erdgas schwaben.
Das Projekt auf einen Blick:
Produkte
- Microsoft Exchange
- Office 365 ProPlus
Unternehmensgröße:
300 Mitarbeiter
Das Projekt:
Für die mehr als 300 Mitarbeiter*innen von erdgas schwaben wurde der Microsoft Gold Partner infoWAN beauftragt, die E-Mail-Kommunikation von Lotus Notes auf Microsoft Exchange und Outlook umzustellen und Office 365 einzurichten. Zu den Herausforderungen gehörten das Mail-Routing aus lokalen Anwendungen.
Die Projektdauer:
50 Tage plus ein Wochenende für die Umstellung der Postfächer
Herausforderungen gemeistert
Zentraler Diskussionspunkt waren bestimmte lokale Applikationen wie Multifunktionsgeräte (Drucker mit Fax), die nach der Migration keine Mails mehr an Domino senden konnten. Folglich haben der projektverantwortliche infoWAN Senior Consultant Andreas Hähnel und sein Kollege Ibro Sehovic ein lokales SMTP Relay aufgebaut und so konfiguriert, dass die betreffenden Applikationen darüber sicher E-Mails versenden können.
Abgesehen von Outlook und Exchange Online nutzen die Mitarbeiter von erdgas schwaben vor allem Word, Excel und PowerPoint.
Skype for Business war kein Fokusthema und wird deshalb nur für Chat- und Präsenz-Funktion eingesetzt, nicht für die Telefonie. Ein Umstieg auf Microsoft Teams wurde vorbereitet, aber erst in einem zweiten Schritt umgesetzt. Folgeprojekte diesbezüglich wurden im Folgejahr aufgesetzt.
Wichtige Schulungen für Mitarbeiter
Zum Projektabschluss hat infoWAN gemeinsam mit erdgas schwaben an einem Betriebshandbuch in Form eines Nachschlagewerks mit Klickanleitungen gearbeitet. Dies beinhaltet detaillierte Prozessbeschreibungen zu allen IT-gestützten Prozessen, welche den Administratoren bei erdgas schwaben die tägliche Arbeit erleichtern.
Bei jedem Migrationsprojekt ist Schulung ein zentrales Thema. erdgas schwaben hat dieses Thema sehr ernst genommen und alle Benutzer in einem groß angelegten Schulungsplan auf die bevorstehende Umstellung vorbereitet.
Darüber hinaus hat infoWAN zusammen mit den fünf von erdgas schwaben bereitgestellten IT-Experten vor der Umstellung ein technisches Training, sowie bei der Einführung eine Hands-on-Betreuung vorgenommen.
Zeitintensive Vorbereitung, krönender „Big Bang“
„Die Vorbereitung und Planung der Migration waren sehr zeitaufwendig“, sagt Andreas Hähnel. „Aber auch das eigentliche Installieren der Migrations- und Ziel-Umgebung und das Übernehmen der Mailboxinhalte brauchen viel Zeit. Hinzu kam, dass für die eigentliche Umstellung im Rahmen des “Big Bang” nur ein Wochenende Zeit war. Montagvormittag mussten alle Anwender ohne Einschränkung arbeitsfähig sein.“
Hinzu kamen nötige Anpassungen einer Kalenderapplikation, die Termine bzw. Abwesenheiten automatisch in den Kalender einträgt und die durch die Migration erforderliche Neuprogrammierung der Schnittstelle für die Kalendereinträge, die Andreas Hähnel selbst vorgenommen hat.
Dank der guten Planung und Vorbereitung durch infoWAN und erdgas schwaben ist alles reibungslos verlaufen und die eigentliche Migration konnte in einem Big Bang an einem einzigen Wochenende Mitte Juni 2018 vorgenommen werden.
Die Zusammenarbeit mit den IT-Experten von erdgas schwaben beschreibt Herr Hähnel als sehr angenehm und unkompliziert. „Das Projekt hat richtig Spaß gemacht“, so der Senior Consultant von infoWAN. „Wir haben die Kollegen von infoWAN schon bei den ersten Gesprächen im Jahr zuvor als sehr kompetent erlebt und wurden nicht enttäuscht, im Gegenteil. Das Projekt ist dank der großartigen und flexiblen Unterstützung von Andreas Hähnel und Ibro Sehovic trotz mancher Hürden sehr zu unserer Zufriedenheit über die Bühne gegangen“, bestätigt der Bereichsleiter Energieservice Alexander Bissinger auf Nachfrage von infoWAN.
