Was müssen Sie bei der Anlage Ihres Microsoft Office 365 Tenants beachten?

Die Einrichtung Ihres Tenants ist der erste und ein wichtiger Schritt für die Nutzung von Office 365. Auf dem Tenant laufen alle Office 365 Dienste. Nehmen Sie sich daher Zeit und überlegen Sie sich gut, welche Optionen Sie auswählen: denn Name, Region und Sprache Ihres Tenant können Sie nachher nicht mehr global ändern! Möchten Sie einen dieser Bereich dennoch ändern, müssen Sie einen neuen Tenant anlegen und ggf. kann eine Migration notwendig werden. Eine solche Tenant-zu-Tenant-Migration ist ein erheblicher Aufwand, den Sie nach Möglichkeit vermeiden sollten. Im folgenden Text geben wir Ihnen einige Orientierungshilfen, was Sie bei der Anlage Ihres Tenants beachten sollten.

Testtenant entsprechend benennen

Bevor ein Unternehmen Office 365 einführt, prüft es in der Regel, ob die Cloud-Lösung sich gut in die firmeninternen Prozesse einfügt und wie es diese verbessern kann. Überlegen Sie sich vorab, ob Sie den Testtenant später als Ihren produktiven Tenant nutzen möchten oder nicht. Jeder Tenantname muss einzigartig sein. Dabei ist die Endung für alle Office 365 Tenants gleich, nämlich .onmicrosoft.com bzw. .onmicrosoft.de für die Microsoft Cloud Deutschland. Wurde ein Name schon einmal in einer Microsoft Cloud verwendet, können Sie ihn nicht mehr nutzen. Wir haben es leider schon erlebt, dass Kunden in der Testumgebung den Tenant falsch konfiguriert hatten und damit der gewünschte Tenantname belegt war.

Unsere Empfehlung ist: Legen Sie immer einen Testtenant als einen solchen an. Es reicht schon, wenn Sie Ihrem Firmennamen einfach den Vermerk Test zufügen – also Testmusterfirma.onmicrosoft.com. Sie können dann im Testtenant alle Einstellungen ausführlich testen, ohne sich Sorgen um spätere Auswirkungen machen zu müssen.

Nach Abschluss des Tests können Sie dann Ihren produktiven Tenant sauber aufsetzen und die optimalen Konfigurationen für Ihr Unternehmen wählen.

Tenantname festlegen

Die meisten Unternehmen verwenden ihren Firmennamen als Tenantnamen. Bindestriche und Sonderzeichen sind nicht zugelassen. Beachten Sie zudem, dass der Name nicht zu lang wird. So haben wir z. B. unseren Tenantnamen als infoWAN.onmicrosoft.com angelegt und nicht als infoWANDatenkommunikation.onmicrosoft.com. Der Tenantname wird unter anderem bei SharePoint Online mit angezeigt. Bei langen Tenantnamen führt das dann zu sehr langen Pfaden und Dateinamen. Das kann bei manchen Systemen Probleme mit Up- und Downloads hervorrufen. Insbesondere wenn Sie mit mehreren Hierarchieebenen bei Unterordnern arbeiten. Microsoft hat zwar kürzlich die maximal zulässige Länge von Dateinamen in SharePoint deutlich erweitert. Zudem es kann immer noch zu Problemen mit Lösungen von Drittherstellern kommen, wenn eine bestimmte Zeichenanzahl überschritten wird.

Ein anderer Aspekt, den Sie bei der Anlage eines Tenants bedenken sollten, ist die Internationalität Ihres Tenantnamens. Wenn Sie Niederlassungen und Tochterfirmen im Ausland haben, die auf Ihren Tenant zugreifen sollen, sendet ein Tenantname musterfirmaDE.onmicrosoft.com vielleicht die falsche Botschaft.

Unsere Empfehlung: Legen Sie als Tenantnamen Ihren Firmennamen in einer kurzen Version ohne regionale Kennzeichnung fest.

Cloud-Region auswählen

Eine wichtige Entscheidung, die Sie bei der Anlage Ihres Tenants treffen müssen, ist, in welcher Cloud, das heißt in welchen Rechenzentren, Sie Ihre Daten geografisch speichern möchten. Ebenso wie der Tenantname ist diese Entscheidung nicht revidierbar. Gerade mit Hinblick auf mögliche Datenschutz- und Compliancevorgaben sollten Sie genau unterscheiden, ob die Microsoft Cloud Deutschland oder die Europäische Cloud besser zu Ihrem Unternehmen passt. Beide bieten Vor- und Nachteile. Hier fassen wir das Wichtigste nochmal kurz zusammen:

Microsoft Cloud Deutschland

Der große Vorteil der Microsoft Cloud Deutschland ist das Datentreuhändermodell, welches Microsoft zusammen mit T-Systems anbietet. Ihre Daten liegen ausschließlich in Deutschland und Microsoft hat keinen direkten Zugriff. Das Datentreuhändermodell erleichtert Ihnen den Nachweis, dass Sie Datenschutz- und Compliancerichtlinien eingehalten haben. Nachteile sind, dass die deutsche Cloud teurer ist und dass einige Funktionen oder ganze Dienste von Office 365, wie z. B. Yammer gar nicht zur Verfügung stehen oder erst zeitverzögert kommen. Falls einige Ihrer Mitarbeiter im Ausland sitzen, kann es zu Latenzzeiten beim Zugriff kommen.

Europäische Cloud

Unternehmen mit internationalen Niederlassungen sollten sich für die Europäische Cloud entscheiden. Sie bietet einen weltweiten schnellen Zugriff auf Firmeninformationen. Neue Funktionen stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Zudem ist die europäische Cloud etwas günstiger. Ihre Daten liegen in der europäischen Cloud in Dublin und Amsterdam und sind im Rahmen von europäischen Datenschutzabkommen geschützt. Durch die Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung mit Microsoft ist unter anderem geregelt, dass kein Microsoft-Mitarbeiter Zugriff auf die Daten eines Kundens hat.

Unsere Empfehlung: Falls Sie nicht mit hochsensiblen Daten arbeiten oder extrem strengen Compliancevorgaben unterliegen, sollten Sie aufgrund der Kostenvorteile und des größeren Funktionsumfanges die europäische Cloud wählen.

Tenantsprache

Besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Tenantsprache legen. Dieser Aspekt ist gerade für Unternehmen mit Kollegen im Ausland besonders wichtig. Zwar können Sie nachträglich die Anzeigesprache im Tenant ändern, aber die Tenantsprache bleibt im Backend bestehen. Hat ihr Tenant Deutsch als Sprache im Backend festgelegt, erhält auch ein Kollege im Ausland Fehlermeldungen auf Deutsch. Das dürfte in den meisten Fällen nicht hilfreich sein. Zudem werden alle Logs in Deutsch erstellt. In der Vergangenheit kam es zudem bei einigen Kunden mit der Tenantsprache Deutsch zu Problemen, wenn Microsoft neue Dienste veröffentlicht hat, die zunächst nur in Englisch zur Verfügung standen.

Unsere Empfehlung: Stellen Sie im Zweifelsfalle sicher, dass Ihre Tenantsprache Englisch ist. So ist es wahrscheinlicher, dass alle Mitarbeiter Fehlermeldungen verstehen, alle Dienste reibungslos funktionieren und Sie für Expansionen ins Ausland gewappnet sind.

Tenant-Anlage: Checkliste

Wir hoffen unsere Erklärungen haben Ihnen geholfen. Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung, der genannten Punkte:

  • Tenantname
    • Verwenden Sie den geplanten Tenantnamen nicht für Ihre Testversion.
    • Wählen Sie einen Namen, der auch für ausländische Niederlassungen und Tochterunternehmen passt.
    • Legen Sie als Tenantnamen Ihren Firmennamen in einer kurzen Version ohne regionale Kennzeichnung fest.
  • Cloudregion
    • Bedenken Sie Datenschutz- und Compliancevorgaben bei der Auswahl der Cloudregion.
    • Prüfen Sie den Funktionsumfang der gewünschten Cloudregion.
    • Falls Sie nicht mit hochsensiblen Daten arbeiten oder extrem strengen Compliancevorgaben unterliegen, sollten Sie aufgrund der Kostenvorteile und des größeren Funktionsumfanges die europäische Cloud wählen.
  • Sprache
    • Verwenden Sie im Zweifelsfalle Englisch als Tenantsprache.

Fazit

Die Anlage eines Microsoft Office 365 Tenants ist eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig vorgenommen werden muss. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie auf einen erfahrenen Partner wie infoWAN setzen, der Sie zu allen Aspekten berät und Sie unterstützt.

Fragen? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf:

  • Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.