Sie kennen infoWAN als Ansprechpartner für anspruchsvolle und zukunftsorientierte IT-Lösungen. Und trotzdem haben Sie richtig gelesen: Wir möchten mit Ihnen das Thema „Fax“ aufgreifen. In Zeiten von E-Mail und Social-Media-Communication mag dieser Bereich für viele als antiquiert und verstaubt erscheinen. Tatsache ist allerdings, dass in Deutschland das Fax noch immer eine große Bedeutung hat.

Das Fax in der Gegenwart

Laut einer Erhebung der Bitkom aus dem März 2016 ist nach dem Telefon und der E-Mail das Fax das meist genutzte Kommunikationsmittel. Und das auch mit gutem Grund. Das Fax bietet ein hohes Maß an Rechtssicherheit. Nach wie vor gilt das Fax als „dokumentenecht“ und wird sehr häufig genutzt, wenn es um vertragliche und verbindliche Dokumente geht. Durch die Möglichkeit der Empfangsbestätigungen hat man auch immer etwas als Nachweis in der Hand. Und damit ist das Fax ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsabläufe in vielen Firmen.

Trotz allem hat das Fax hier und da auch Nachteile. In dem Bestreben, möglichst wenig Papier zu produzieren und Unterlagen zentral digital vorzuhalten, ist für viele das Fax ein gewisser Störfaktor. Eingehende Dokumente zu digitalisieren und dann entsprechend abzulegen, kostet Zeit, die man eigentlich sparen möchte.

Bei modernen Faxgeräten kann man zwar auch ein Fax an vordefinierte Gruppen versenden, aber „mal eben“ ein Fax an mehrere Faxnummern zu sehen, ist immer noch nicht so einfach. Alles kostet viel Zeit – mal ganz abgesehen davon, dass man immer auf Verbrauchsmaterial (Papier, Tinte / Toner) achten und bei älteren Modellen auch häufig mal mit Papierstaus rechnen muss.

Es wird also Zeit, das Thema „Fax“ neu zu überdenken.

Wir bringen das Fax in die Cloud

Als Office 365-Nutzer hat man sich inzwischen daran gewöhnt, mit E-Mails, Modern Groups und SharePoint / OneDrive zu arbeiten. Man wälzt nur noch wenig in Aktenordnern, um das ein oder andere Dokumente zu finden. Man arbeitet digital. Und das können Sie jetzt auch mit Ihren Faxen tun.

Was halten Sie davon, ein Dokument direkt aus Word heraus per Fax zu versenden? Oder wenn Sie einfach so tun, als würden Sie eine E-Mail schreiben, in Wirklichkeit aber ein Fax versenden mit all dessen Vorteilen? Wie würden Sie es finden, ein Fax einfach per E-Mail zu bekommen – mit einer angehängten PDF-Datei, die Sie dann einfach in dem entsprechenden Projektordner ablegen oder anderweitig verarbeiten können?

Das alles, und noch viel mehr, ist nun mit der CloudFax-Lösung von infoWAN möglich. Sie werden sehen, wie komfortabel das funktioniert. Auch das Reporting funktioniert komplett digital: Sie erhalten die Versand-Bestätigungen ebenfalls per E-Mail und haben damit einen Nachweis in der Hand. Und sollten Sie mal ein erhaltenes Fax aus der Vergangenheit nicht mehr in Ihren E-Mails finden, loggen Sie sich einfach auf der Website in Ihr Faxportal ein und finden es dort. Alle erhaltenen und versendeten Faxe können bis 1000 Tage archiviert werden.

Sollten Sie nach wie vor darauf angewiesen sein, Dokumente in Papierform über Ihr Faxgerät zu versenden, ist das auch kein Problem. Mit Hilfe einer kleinen Box, die an Ihr Faxgerät angeschlossen wird, spricht Ihr Fax ab sofort mit der Cloud. Alle Faxe, die dann über Ihr Faxgerät versendet wurden, sind dann ebenfalls im Faxportal archiviert, die Sendebestätigung erhalten Sie dann auch wieder per E-Mail.

Lassen Sie uns über Fax sprechen

Wie sie sehen: Das Fax gehört noch lange nicht zum alten Eisen. Es passt sich sogar an die Anforderungen der modernen Arbeitswelt an. Und somit ist die CloudFax-Lösung eine perfekte Ergänzung für Ihre Office 365-Umgebung. Hier noch einmal kurz die Vorteile zusammengefasst:

  • eingehende Faxe lassen sich leicht ablegen und weiterleiten
  • Versand eines Faxes direkt aus einer Software (auch aus SAP heraus) oder über Ihr Outlook
  • Archivierung jeder Faxkommunikation für bis zu 1000 Tage im Faxportal
  • kein Faxgerät mehr notwendig
  • Sendebestätigungen per E-Mail bekommen
  • kein Verbrauch von Papier und Tinte/Toner bei unerwünschten Faxen (z. B. Werbung)

Haben Sie Fragen zu diesem Angebot? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular, oder wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer. Sie werden begeistert sein!