FAQ zu Microsoft Teams
Hier haben wir für Sie eine Übersicht mit nützlichen Informationen und Links zusammengestellt für einen einfachen Start mit Microsoft Teams ins Home-Office.
Erste Informationen & Tipps
Schneller Start für Endanwender
Quick-Start-Guide für Endanwender
Hier finden Sie alle wichtigen Funktionen anschaulich auf 5 Seiten erklärt:
Enduser-Trainings
Hier finden Sie eine gute Übersicht zu Trainings von Microsoft (z. T. auf Englisch):
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/enduser-training
Microsoft Teams-Videoschulung
Kurze Einführungs-Videos zu Teams finden Sie hier:
oder ausführlicher hier in dieser Videoserie:
Private Kanäle in Teams
Externe einladen
So laden Sie Externe zu Teams ein.
Hinweis – die Funktion kann von Ihrer IT-Abteilung für Sie deaktiviert worden sein. Wenden Sie sich dann an Ihre IT-Abteilung.
Tipps zu Teams & Home-Office
Home-Office-Tipps für virtuelle Meetings
7 Tipps für die Selbstorganisation in Microsoft Teams
5 Tipps zur Zusammenarbeit in Teams
8 Tipps um Online-Meetings effektiv zu gestalten
- Gib Zeit zum Ankommen
- Kläre die Rolle des Moderators
- Vereinbare klare Spielregeln
- Begünstige die fokussierte Anwesenheit
- Visualisiere begleitend
- Ermögliche die Partizipation aller
- Arbeite mit Time Boxes
- Sorge für Pausen
Weitere Details können Sie im sehr empfehlenswerten Artikel von den Dwarfs and Giants auf LinkedIn lesen:
7 Gründe warum Sie Teams nutzen sollten
Teams vs. Yammer - was wann einsetzen?
Kann ich bei Videokonferenzen die Anzahl der angezeigten Bilder/Videos von Teilnehmern ändern?
Nein. Teams sieht hier standardmäßig 4 Bilder / Videos vor. Eine Änderung auf z. B. 6 Bilder ist aktuell nicht möglich.
Wenn jemand spricht, zeigt Teams aber automatisch dessen Bild / Video an. So wechselt die Anzeige während einer Konferenz ständig.
Kann ich Outlook-Kontakte in Teams importieren?
Aktuell nein. Teams kann auf alle Kontakte Ihrer Organisation zugreifen. Sie können aber noch keine Kontakte von außerhalb Ihrer Organisation importieren.
Kann ich Schichten planen und verwalten?
Über die App Shifts in Microsfot Teams können Sie Schichtpläne erstellen, verwalten und mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Mehr hierzu erfahren Sie in diesem Blog:
Wie kann ich einen Chat in einem anderen Chat zitieren?
- Kopieren Sie den Chat
- Gehen Sie in den Chat, in dem Sie die Kopie einfügen möchten. Klicken Sie bei der neuen Nachricht auf Format (das erste Symbol mit A und Pinsel)
- Klicken Sie in der Toolbar auf den Button Zitat
- Fügen Sie den kopierten Text ein
Kann ich einen Mac-User als Gast zu einem Teams-Meeting einladen?
Ja. Der Mac-Nutzer muss Teams nicht installieren, um an Ihrem Meeting teilzunehmen. Wenn er Ihrem Einladungslink folgt, sollte er „im Web teilnehmen“ auswählen, wenn er nichts installieren kann / möchte. Für ein bestmögliches Nutererlebnis empfehlen wir den Edge-Browser zu nutzen und nicht Safari.
Wie viele Nutzer können maximal an einem Meeting in Teams teilnehmen.
Bei einem normalen Meeting liegt die maximale Teilnehmer-Anzahl bei 250.
Falls Sie mehr Personen teilnehmen sollen, empfehlen wir Ihnen ein Live-Event mit Teams aufzusetzen.
Welche Tastenkombinationen gibt es für Teams?
Hier finden Sie die Übersicht von Microsoft für Windows und MacOS:
Krankenhäuser & Wohlfahrt
Welche Angebote gibt es für Krankenhäuser von Microsoft?
Microsoft stellt Krankenhäusern und Trägern der freien und kirchlichen Wohlfahrt die Kollaborationsplattform Microsoft Teams über das Office 365 E1-Angebot für sechs Monate kostenlos zur Verfügung.
Hier erfahren Sie mehr:
Wir unterstützen Sie kostenlose bei der Einrichtung von Teams:
Covid19 – Ihr schneller Weg ins Home-Office mit Microsoft Teams
Gibt es ein Angebot von Microsoft für die Träger der freien und kirchlichen Wohlfahrt?
Microsoft stellt Trägern der freien und kirchlichen Wohlfahrt die Kollaborationsplattform Microsoft Teams über das Office 365 E1-Angebot für sechs Monate kostenlos zur Verfügung.
Hier erfahren Sie mehr:
Wir unterstützen Sie kostenlose bei der Einrichtung von Teams:
Covid19 – Ihr schneller Weg ins Home-Office mit Microsoft Teams
Schulen
Ich möchte Teams für meine Schule / Klasse einführen. Können Sie mir helfen?
Ja, wenden Sie sich bitte an unser Tochterunternehmen Dr. Vis. Unsere Kollegen helfen Ihnen gerne bei der schnellen und datenschutzkonformen Einrichtung von Microsoft Teams:
Schnellstart für Administratoren von Microsoft Teams Education
Hier finden Sie die Anleitung von Microsoft:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-quick-start-edu
Auf Englisch finden Sie eine ausführlichere Anleitung mit Konfigurations-Empfehlungen von Microsoft hier:
https://docs.microsoft.com/de-de/MicrosoftTeams/remote-learning-edu
Schnellstart für Lehrer
Hier finden Sie eine Übersicht für einen schnellen Start mit Teams:
Quick-Start Guide mit Funktionsübersicht auf Englisch: TeamsforEducation_QuickGuide
Schnellstart für Schüler - Einrichtung und Tipps
Schüler und Studenten können hier kurze Videos ansehen, wie sie Microsoft Teams einrichten:
Schnellstart für Eltern
Hier finden Sie einen Leitfaden für Eltern inklusive Tipps zur Einrichtung von Teams:
Remote Learning aufsetzen - Webinarserie zur Einführung
Hier können Sie sich aufgezeichnete Webinare von Microsoft zum Thema Remote Learning ansehen: https://microsoftteams.eventbuilder.com/TeamsEducation
Zu den Themen gehören:
Community für Remote Learning
Eine weltweite Community aus Schulleitern, Lehrern und IT-Spezialisten tauscht sich auf dieser Plattform zu Remote Learning aus. Für die Teilnahme müssen Sie sich zunächst hier registrieren:
Welche Lizenzen benötige ich?
Microsoft bietet Office 365 A1 für Schüler und Lehrer kostenlos an. Darin sind u. a. Teams und die Online-Versionen von Word, Excel und Power Point enthalten. Wenn Sie auch die Desktop-Versionen von Office nutzen möchten müssen Sie die Office 365 A3 lizenzieren. Diese kostet für Schüler 2,45 € für Lehrer 3,20 € – jeweils pro Monat im Jahresabo.
Wir empfehlen das Angebot von unserer Tochterfirma Dr. Vis, die auf den Sektor Schulen und Universitäten spezialisiert ist: https://www.drvis.de/Licensing. Schüler erhalten das Office-Paket kostenlos und nur die Lehrer / Mitarbeiter müssen sich lizenzieren. Zudem profitieren Sie von Best Practises von Dr. Vis.
Teams-Start für Administratoren
Kostenloser Start mit Teams bei infoWAN & CO2 neutral
Covid-19 - Welche Teams-Lizenzen gibt es?
Office 365 Tenant anlegen - Voraussetzung für Teams
Damit Sie Teams für Ihre Anwender ausrollen können, müssen Sie zuerst einen Tenant anlegen. Das sollten Sie beachten.
infoWAN bietet auch an, Sie hierbei zu unterstützen: Kostenloses Set-up von Teams.
Lizenzen für Audiokonferenzen
Auf welchen Plattformen kann ich Teams installieren und wo?
Teams ist auf allen gängigen Plattformen (Windows, MacOs, Linux) verfügbar und Teil des Office 365 Softwarepaketes. Für iOS/Android gibt es Teams im jeweiligen AppStore.
Beachten Sie auch die Sonderaktion von Microsoft im Rahmen von Covid 19.
Tipps für Teams-Administratoren
Teamwork Assessment - wie kann Ihre Organisation Teams optimal nutzen?
Im Rahmen von Workshops zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, die Ihnen Microsoft Teams für die tägliche Arbeit bietet. Gerne können wir Ihre Bedürfnisse berücksichtigen und eine Auswahl an Inhalten zusammenstellen.
Change & Adoption - Mitarbeiter einbinden
In einer dreiteiligen Blog-Serie haben wir für Sie das Erfolgsrezept für die Teams-Einführung zusammengestellt, damit Ihre Mitarbeiter Teams gerne und erfolgreich nutzen.
Gibt es Performance-Probleme bei Teams aufgrund der Coronakrise?
Die Rechenzentren von Microsoft sind gut darauf vorbereit zu skalieren. Um in der aktuellen Situation die Infrastruktur zu schonen, hat Microsoft einige Dienste beschränkt. Die allgemeine Nutzererfahrung soll durch diese Beschränkungen laut Microsoft nicht beeinträchtigt werden.
Teams:
- wie oft der Präsenzstatus überprüft wird
- der Intervall in dem Teams anzeigt, dass das gegenüber im Chat schreibt
- die Video-Auflösung
OneNote:
- OneNote in Teams wird ausschließlich „Nur lesen“ (read only) für gewerbliche Tenants, ausgenommen der Bildungsbereich (EDU). Benutzer können OneNote für das Web zur Bearbeitung aufrufen.
- Die Download-Größe und die Synchronisierungsfrequenz von Dateianhängen wurde geändert.
- Einzelheiten zu diesen und anderen OneNote-bezogenen Aktualisierungen finden Sie unter http://aka.ms/notesupdates.
SharePoint:
- Wir verlegen bestimmte Backend-Operationen auf den Abend und das Wochenende. Zu den betroffenen Funktionen gehören Migration, DLP und Verzögerungen bei der Dateiverwaltung nach dem Hochladen einer neuen Datei, eines Videos oder Bildes.
- Reduzierte Videoauflösung für die Wiedergabe von Videos.
Stream:
- Die Zeitleiste für Personen wurde für neu hochgeladene Videos deaktiviert. Bereits existierende Videos werden nicht beeinträchtigt.
- Die Videoauflösung für Besprechungsaufzeichnungen wurde auf 720p angepasst.
Meine konfigurierte Einstellung wird nicht übernommen? Was ist da los?
Teams braucht etwas Zeit bis Einstellungen aktiv werden. Bei bestimmten Konfigurationen kann es zu 72 Stunden dauern z. B. Call-Queue.
Lizenzen für Audiokonferenzen
Whiteboard-Funktion für Nutzer freischalten
So schalten Sie die Whiteboard-Funktion für Ihre Nutzer frei:
Live-Events mit Teams aufsetzen
Wie komme ich ins Admin Center?
Über den Direktlink: admin.teams.microsoft.com oder über Portal.office.com -> Admin -> Links in der Leiste „Alle Admin Center anezigen“ ->Teams
Was passiert genau, wenn ich ein Team erstelle? Welche Funktionen stehen standardmäßig zur Verfügung?
Teams stellt automatisch für jedes Team folgende Grundfunktionen bereit: eine Office 365-Gruppe, eine SharePoint-Online-Webseite, ein Exchange Online-Postfach und -kalender, ein OneNote-Notizbuch und Connectoren zu anderen Office 365-Apps.
Auf welche Microsoft Anwendungen greift Teams ggf. zu?
Teams setzt auf vielen Funktionen und Dienste von anderen Office 365-Produkten auf. So wird zum Beispiel Azure AD für die Identität, Exchange für den Kalender und SharePoint/OneDrive für den Chat/Dateiablage/Ordnerstruktur genutzt.
Entsprechende Einstellungen sollten Sie im Admin Center konfigurieren.
Was ist der Unterschied zwischen „External Access“ und „Guest Access“?
External Access gibt Kommunikation auf externe Nutzer frei. Es ist möglich mit Nutzern aus anderen Domains zu Chatten/Telefonieren/Bildschirmfreigaben zu machen. Auf Teams und Channels hat der externe User keinen Zugriff.
Bei aktiviertem Guest Access (Gastzurgriff) können externe User in Firmeninterne Teams und Channels eingeladen werden.
Welche Rollen für Administratoren gibt es in Teams und welche Rechte haben diese?
Hier finden Sie die Übersicht der Admin-Rollen von Teams:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/using-admin-roles
Hilfe alle meine User können Teams erstellen, wie unterbinde ich das?
Lesen Sie hier, wie Sie festlegen, wer Teams erstellen darf:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/create-groups/manage-creation-of-groups
Wie kann ich ein Company Branding für Teams-Einladungen konfiguriern?
Logo, rechtliche Hinweise, Hilfeseiten und Footer können finden Sie unter folgendem Link: Meetings -> Meeting Settings: https://admin.teams.microsoft.com/.
Wie kann ich Last auf meine IT-Infrastruktur reduzieren?
Tipps und Vorschläge von Microsoft, wie Sie Auslastung auf Ihr Netzwerk durch die verstärkte Remote-Nutzung von Teams reduzieren, finden Sie hier:
Wo speichert Microsoft Teams die Daten?
Die Microsoft Teams-Daten befinden sich in der geografischen Region, die Ihrem Office 365-Mandanten zugeordnet ist. Wenn Sie sehen möchten, in welcher Region die Daten für Ihren Mandanten angezeigt werden, wechseln Sie zum Microsoft 365 Admin Center > Settings > Organization Profile. Scrollen Sie nach unten zu Data location (Datenspeicherort).
Wie entsteht die Transkriptionen von Sprachnachrichten?
Microsoft nutzt einen eigenen Text-to-Speech-Service aus der Cloud, um Nachrichten auf dem Anrufbeantworten von Teams zu verschriftlichen. Nutzer erhalten diese dann per E-Mail. Dieser Service ist für mehrere Sprachen verfügbar darunter Deutsch (noch etwas holprig) und Englisch. Eine Übersicht der verfügbaren Sprachen finden Sie hier:
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/languages-for-voicemail-greetings-and-messages
Teams & Telefonie
Ich möchte gerne über Teams telefonieren, ist das möglich?
Grundsätzlich wird das AddOn „Phone System“ benötigt. (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/what-is-phone-system-in-office-365)
Wenn Sie Ihren eigenen Anschluss oder SIP-Trunk in Cloud bringen wollen benötigen Sie Direct Routing: https://infowan.de/direct-routing-mit-microsoft-teams/
Was mache ich, wenn ich noch keinen VOIP-Provider habe?
Falls Sie noch keinen VOIP-Provider haben, können Sie auch die Calling Plans von Microsoft nutzen:
https://infowan.de/telefonieren-aus-der-microsoft-cloud/
https://infowan.de/was-sind-communications-credits-bei-skype-for-business-calling-plan/
Sie können auch die Nummern zu Microsoft portieren.
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/phone-number-calling-plans/transfer-phone-numbers-to-teams
In Deutschland müssen Sie noch ein Formular ausfüllen:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/manage-phone-numbers-for-your-organization/phone-number-management-for-germany
Ich möchte eine Hotline mit Warteschlange, ist das möglich?
Ja, hier finden Sie eine Anleitung:
Gibt es für Teams Konferenzsysteme?
Ja, hier haben wir einen Überblick zusammengestellt.
Gibt es eine Voicemail? Wie richte ich diese ein?
Hier finden Sie die Anleitung von Microsoft:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/set-up-phone-system-voicemail
Gibt es auch eine „Shared Voicemail“?
Eine Shared Voicemail ist leider noch nicht möglich.
Wie richte ich die Chef/Sekretärfunktion ein?
Hier finden Sie die Anleitung von Microsoft:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/shared-line-appearance
Kann ich eine Koexistenz mit Skype for Business einrichten?
Ja, lesen Sie hier die Anleitung von Microsoft:
Teams & Security
Wo liegen meine Teams-Daten?
Interner 1:1 Chat = Versteckte Datei in Outlook
Externer 1:1 Chat = Versteckte Datei in Outlook
Chat im Channel = Verstecke Datei in Gruppenmailbox
Interne 1:1 Dateien = Zugänglich über OneDrive
Externe 1:1 Dateien = Zugänglich über OneDrive
Dateien im Channel = Zugänglich über SharePoint Dokumentenbibiothek
Aufgenomme Meetings = Zugänglich für alle Meetingteilnehmer
Meeting Chat und Dateien = Dateien zugänglich über Teams, Chat über Stream
Voicemail = Datei in der Outlook-Mailbox, zugänglich über Exchange
Voicemail Transkription = In User Mailbox
Welche Verschlüsselungsmethoden nutzt Teams?
Teams nutzt viele der bekannten Verschlüsselungsmethoden wie TLS/MTLS. Mehr erfahren: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-security-guide?view=o365-worldwide
Auditing und Reporting - Welche Funktionen bietet Teams?
Teams unterstützt die Auditfunktionen des Security und Compliance Centers (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/go-to-the-securitycompliance-center)
Außerdem können Sie Alarme für bestimmte Aktionen und Workloads einstellen wie das Herunterladen von vielen Dateien.
Was sind Aufbewahrungsrichtlinien für Teams?
Hier finden Sie eine Übersicht der Retention Policies:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/retention-policies?view=o365-worldwide
Welche Authentifzierungsmöglichkeiten bietet Teams?
Microsoft Teams unterstützt viele verschiedenen Authentifizierungmöglichen und Protokolle um vor externen und unbefugten zu schützen. Zu diesen gehören: Cloud Identitäten, Hybrid Identitäten (Azure AD Connect), förderierte Identitäten (ADFS), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Single-Sign-On durch Active Directory.
Ist Teams compliant?
Microsoft Teams ist Office 365 Tier-D compliant (vgl. https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview). Unter anderem sind SOC 1, SOC 2, ISO 27001 und HIPAA sind abgedeckt.
Videos
Orientierung für Nutzer
Webinar-Serie: Wechsel von Skye zu Teams
Tipps für Administratoren
Webinar-Serie: Wechsel von Skye zu Teams