In einer dreiteiligen Blog-Serie haben wir für Sie das Erfolgsrezept für die Teams-Einführung zusammengestellt. Erfahren Sie jetzt mehr über die ersten zwei Zutaten.

5 Zutaten für eine Einführung von Microsoft Teams, die allen schmeckt – Teil 1

Oder bekümmert es Sie nicht, ob Microsoft Teams (oder auch jedes beliebige andere Communications / Collaborations Tool) von den Anwendern gemocht, sinn- und nutzenstiftend eingesetzt wird? Hauptsache das neue Tool ist termingerecht ausgerollt?!

Wenn Ihnen das genügt, brauchen Sie jetzt nicht weiter zu lesen. Machen Sie einfach weiter wie gewohnt. Falls Ihnen aber die vergangenen Technologie-Deployment-Projekte noch im Magen liegen und das Ergebnis vor allem frustrierte Anwender waren, dann wäre es durchaus sinnvoll weiterzulesen. Denn es gibt in der Tat so etwas wie ein Erfolgsrezept, Anwender bei einer Technologie-Einführung mitzunehmen und zufriedenzustellen.

Allerdings müssen Sie bereit sein, etwas zu verändern. Veränderungen in der Art und Weise wie ein neues Tool wie Microsoft Teams eingeführt wird, aber auch Veränderungen in der Arbeitsweise der Anwender. Denn für eine wert- und nachhaltige Nutzung der Technologie bedarf es Verhaltensänderungen bei allen Mitarbeitern – vom Vorstand, der Führungskraft bis zum Sachbearbeiter. Alle sind gefordert, sich neue agilere Arbeitsweisen anzueignen.

Erfolgreiches Veränderungsmanagement gelingt über einen gemeinsamen Purpose. Warum ist dieses Vorhaben wichtig für alle Beteiligten? Welchen übergeordneten Sinn hat es für uns? Alles fängt an mit einer Antwort auf diese Frage: „Warum wollen wir in unserem Unternehmen Microsoft Teams einführen?“

Halten Sie kurz inne und überlegen Sie. Wenn Sie jetzt antworten, “wir wollen Skype for Business mit Teams ersetzen” oder etwas Ähnliches in der Art, dann sind Sie auf dem besten Wege, alles wieder wie bisher zu machen. Nur fragen Sie sich dann bitte auch, wie erfolgreich war die Skype for Business Einführung, die letzte Technologie- oder Tool-Einführung? Wenn es nicht so gut geklappt hat, lohnt sich doch die Mühe, sich im Vorfeld ein paar mehr Gedanken zu machen, sich genau zu überlegen, aus welchen Gründen Microsoft Teams eingeführt werden soll. Entscheidend ist nun, Antworten aus der Sicht des Business geben zu können: Dabei ist hilfreich sich zu überlegen, wo die Geschäftsprioritäten liegen und wie die Einführung von Microsoft Teams diese unterstützen kann.

Werden Sie so konkret wie möglich, neben dem warum gilt es festzulegen, was genau mit der Einführung erreicht werden soll und zwar aus:

• Sicht der Geschäftsführung?
• Sicht des Business?
• Sicht der Anwender?
• Und am Schluss erst aus Sicht der IT.

Und schließlich soll ja auch ein Mehrwert generiert werden. Aber Mehrwert für wen? Mehrwert sieht für jeden etwas anders aus.

• Für die Geschäftsführung: Return on Investment
• Für das Business: Geschäftsanforderungen erfolgreich meistern
• Für die Endanwender: Arbeitsweisen, -prozesse vereinfachen und optimieren
• Für die IT: das neue System Up & Running in Time & Budget

Generell entsteht Mehrwert erst durch das Anwenden. Dafür müssen die Mitarbeiter aber wissen „WIE“. Nachhaltiger Mehrwert entsteht durch „RICHTIGES“ Anwenden. Dafür brauchen die Mitarbeiter Anleitung und Zeit, neue Arbeitsroutinen müssen entwickelt werden, alte Gewohnheiten abgelegt werden. Das ist Veränderung pur.

Zutat 1: Verankern Sie Ihr Projekt im Business

Daher versetzen Sie sich in die Position Ihrer Kunden, der Fachbereiche, der Anwender oder noch besser, holen Sie diese an den Tisch und überlegen Sie gemeinsam, wie Microsoft Teams das Business am besten unterstützen kann, welcher Mehrwert dadurch generiert werden kann. Damit verankern Sie Ihr Projekt im Business! Die erste wichtige Zutat. Und das Ziel, IT möge das Business „enablen“ wird somit gelebte Realität.

Formulieren Sie ein bis zwei Sätze, die dieses „WARUM“ zusammenfassen. Das ist die Basis für all Ihre folgende Kommunikation an die Anwender. Und seien Sie sicher, Sie werden damit eine ganz andere Aufmerksamkeit beim Business wie den Anwendern erzeugen!

Beispiel:

Zutat 2: Anwender-fokussierter Implementierungsansatz

Die nächste wichtige Zutat ist ein Anwender-fokussierter Implementierungsansatz.

Mit diesem Ansatz steht der Bedarf der Anwender im Fokus. Was bedeutet das? Sie analysieren zuerst, wie heute wirklich gearbeitet wird. Wo die Herausforderungen liegen und überlegen sich dann, wie künftig effektiver gearbeitet werden kann, wie Sie die Arbeit von Jörg, Ursula und Patrick wirklich einfacher machen! Sie beschreiben gemeinsam mit den Fachbereichen, mit den Anwendern den gewünschten zukünftigen Arbeitsfluss.

Beispiel Effektive Online Meetings

Mit Hilfe dieser Schaubilder geben Sie konkrete Anleitungen für den jeweiligen Anwendungsfall. Jedes Schaubild beschreibt zudem, welche Verhaltensänderungen erforderlich sind, welchen Mehrwert der Anwender dadurch hat und welches Wissen dafür erforderlich ist und wie und wo er dieses erwerben kann. Das ist ein Riesenschritt in Richtung Erfolg.

Gehen Sie diesen in kleinen Schritten, priorisieren Sie ihre Szenarien, erstellen Sie eine Szenarien-Roadmap und starten Sie mit maximal drei Szenarien, die sofort einen spürbaren Mehrwert für das Business haben und leicht zu adaptieren sind, der Veränderungsbedarf gering ist.

Integrieren Sie Ihre neue Szenarien-Roadmap in die technische Roadmap und passen Sie die technische Roadmap je nach Szenarien-bedingten Anforderungen an.

Die wichtigsten Zutaten für Business Alignment

2. Teil der Blogserie und Webinar – so geht es weiter

Im nächsten Teil unserer Blogserie stellen wir Ihnen die Erfolgsfaktoren Sponsoren und Stakeholder Management vor. Den zweiten Teil der Blogserie veröffentlichen wir in zwei Wochen hier im infoWAN Blog.

Falls Sie Fragen zur Teams-Einführung oder zu unserer Blog-Serie haben, können Sie diese im Rahmen unseres zugehörigen Webinar „5 Zutaten für eine Einführung von Microsoft Teams“ stellen. Melden Sie sich hier an.